Поручения

Поручением называется документ, в котором одному или нескольким сотрудникам организации ставится задача достичь определенного результата к заданному сроку. Работа с поручениями включает в себя формирование поручений, их исполнение, контроль исполнения.

В системе электронного документооборота есть все инструменты для реализации отправки поручений. Сам документ может сформировать любой сотрудник.

Сценарий работы с поручением можно посмотреть в видео или прочитать ниже:

Для создания документа в Меню нужно выбрать пункт "Поручения". Выбрать период для формирования реестра документов. В реестре документов нажать кнопку "Создать". Откроется форма документа "Поручения"

Необходимо заполнить поля документа.

Номер присвоится после отправки заполненного документа по маршруту. В поле Контролер ввести участника, который должен утвердить исполнение поручения. Этот сотрудник будет отображаться в маршруте с действием Утвердить. Тип документа, Приоритет заполняются по умолчанию. Можно заполнить значениями из справочника. Инициатор, Подразделение заполняются автоматически, ФИО и подразделение автора документа. При необходимости заполнить "Проект" и "Направление" данными из справочника.

Краткое содержание, Содержательная часть являются обязательными полями для заполнения. Выбрать Ответственного исполнителя из списка. Если есть Соисполнители, то в табличной части нажать кнопку "Добавить" и выбрать сотрудника. Проставить плановый срок исполнения поручения.

Дата фактического исполнения закрыта для редактирования. Проставляется после исполнения поручения ответственным исполнителем.

По кнопке "Вложения", расположенной на панели инструментов, можно добавить необходимые документы.

Далее нужно направить документ по маршруту. Для этого нажать кнопку "Маршрут" на панели инструментов -> "Создать маршрут". Маршрут создается автоматически. Как настроить шаблоны описано в разделе Настройка шаблонов маршрутов. При этом ответственному исполнителю установится действие "Исполнить (ответственный)", соисполнителям, если они есть – действие "Исполнить", контролеру - действие "Утвердить".

После отправки документа по маршруту, поручению присваивается номер. Ответственному исполнителю приходит уведомление с участниками и с видами действий. Карточку поручения, отправленного на исполнение, нельзя редактировать. Для подтверждения исполнения поручения ответственный исполнитель отправляет документ далее по маршруту. В этот момент проставляется дата фактического исполнения.

Если ответственному исполнителю необходимо увеличить срок исполнения, то составитель документа или контролер продляют срок исполнения – необходимо в поле «Плановый срок исполнения» поставить новую дату (причем изменять срок исполнения составитель может в любой момент). Программа запросит указать причину изменения - является обязательным для заполнения.

Увеличивать срок можно, уменьшать нельзя. Все изменения, проводившиеся с полем Срок исполнения, отображаются в таблице «Изменения срока исполнения».

При изменении срока исполнения всем участникам приходит рассылка.

После исполнения поручения ответственным исполнителем контролеру приходит уведомление на почту. Контролер заходит в документ и завершает маршрут.

Если поручение выдается на основании уже существующего документа, например, входящее письмо, приказ, служебная записка и др., то находим нужный нам документ, открываем его и в карточке документа на верхней панели выбираем пункт Операции -> Создать поручение.

Далее выполняются аналогичные действия, которые описаны выше. Поручение, созданное на основании уже существующего документа, будет отображаться по кнопке "Связки".