Сотрудники

Общее описание назначения справочника

Справочник – это документ, предназначенный для использования в других документах в качестве значений их полей.

Работник или Сотрудник – субъект трудового права, физическое лицо, работающее по трудовому договору у работодателя и получающее за это заработную плату. Правовое положение работника определяется трудовым законодательством, трудовым и коллективным договорами, локальными нормативными актами организации. Работник имеет права и несет обязанности, установленные трудовым законодательством страны.

Справочник "Сотрудники" предназначен для ведения списка сотрудников, когда-либо принятых в компанию, а также их перемещений и записей об увольнении. Для доступа к справочнику пользователь должен обладать определенными правами.

Реестр

Для входа в документ необходимо перейти Меню - Кадры - Справочники по учету физических лиц

Откроется реестр сотрудников, сгруппированных по текущему статусу.

Создание пользователя из реестра

В реестре опционально настроена возможность автоматического создания пользователей. Для этого выберите одного или несколько сотрудников и нажмите на кнопку "Направить приглашение". При нажатии на данную кнопку автоматически запускается функция планировщика задач по созданию пользователей. Для этого необходимо в учетной политике предприятия настроить константу Задача шедулера "Создание пользователей". В столбце "Значение (константа)" в значении которой будет код данной функции планировщика.

Также необходимо настроить действия описанные в разделах "Создание пользователей" и "Уведомление пользователя о регистрации в системе".

Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верхней панели инструментов.

Документ

Пример заполненного документа "Сотрудник" выглядит следующим образом:

При создании документа можно выбрать из списка существующих или создать новое физическое лицо.

При заполнении поля "─ Добавить:" поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" и "Наименование сотрудника" заполняются автоматически.

При заполнении поля "Физ.лицо ─ Выбрать:" кроме ФИО также заполняются ИНН, пол, дата рождения, СНИЛС, паспорт (в случае если эти данные были заполнены в справочнике физического лица).

Обязательными полями для заполнения являются поля, отмеченные символом *, а именно: Фамилия, Имя, Наименование сотрудника (заполняется автоматически при заполнении полей Фамилия, Имя, Отчество), Табельный №, Подразделение, Должность, Дата приема, Пол.

Поля "Подразделение" и "Должность" выбираются из соответствующих справочников(см. Подразделение и Должности). В случае, если по указанным подразделению и должности не нашлась запись в справочнике "Штатные единицы", то новая штатная единица создастся автоматически (см. Штатные единицы). Чтобы заполнить поле "Вид графика работы" необходимо заполнить справочник "Виды графиков работы".

Чтобы поле "Текущий статус" было заполнено, необходимо сохранить и обновить документ.

Если заполнено поле "Увольнение: дата", то поле "Текущий статус" примет значение "Уволен". Пока поле "Увольнение: дата" остаётся незаполненным, текущий статус сотрудника остаётся "Принят". При заполнении даты увольнения учетная запись в Лексеме блокируется.

В поле "Вид занятости" выбирается один из трех основных видов работы: основное место работы, внутреннее совместительство и внешнее совместительство. Основное место работы означает, что сотрудник работает на полную ставку в данном подразделении, внутреннее совместительство - что сотрудник работает в данном подразделении на полную ставку и имеет еще одну работу в другом подразделении, а внешнее совместительство - что сотрудник работает в данном подразделении на неполную ставку и имеет еще одну работу в другом подразделении или организации. При выборе совместительства автоматически проставляется признак в соответствующем поле.

В случае если сотрудник принимается в компанию с испытательным сроком, то необходимо заполнить поле "Испытательный срок (месяцев)". На проекте возможно настроить оповещения для ответственных лиц, которым будет приходит рассылка, о том что у сотрудника заканчивается испытательный срок. Подробнее о настройке можно ознакомиться в разделе "Настройка внутрисистемных уведомлений".

В поле "Материально ответственный" указывается, является ли сотрудник материально ответственным путем проставления галочки. Материально ответственным лицом может быть сотрудник, у которого есть возможность распоряжаться материальными ценностями, находящимися на балансе организации. Материальная ответственность представляет собой обязанность возместить ущерб, причиненный материальными ценностями, за которые сотрудник несет ответственность.

В документе содержатся 2 вкладки: "Сведения" и "Спецодежда"

Сведения

На вкладке "Сведения" содержатся реквизиты документов, сведения о поле и дате рождения, а также поля для привязки данных сотрудника к пользователю и контактные данные.

Поля "Логин", "Адрес эл/почты", "Телефон: мобильный" и "Внутренний" заполнятся автоматически если сотрудник присутствует в системе как пользователь.

Если в проекте применяется система кадрового электронного документооборота (далее КЭДО), то сотруднику необходимо принять решение о согласии или отказе от использования этой системы.

Если сотрудник дал согласие то в поле "Дата перехода на КЭДО" указывается дата согласия. На проекте возможно настроить, чтобы при незаполненной дате перехода, у данного сотрудника будет стоять запрет на создание документов в системе, а также ему не будут поступать различные документы на ознакомление. Для этого в настройках учетной политики предприятия укажите константу ПереходНаКЭДО_ЗапретСозданияИОбработкиДокументов со значением 1.

Также на проекте возможно настроить автоматическое проставление даты согласие на КЭДО всем у кого она отсутствует. По функции планировщика задач Установка даты перехода на КЭДО принятым сотрудникам cистема проверяет на текущий день всех новых сотрудников, у которых присутствует логин, но отсутствует дата перехода на КЭДО. В настройках учетной политики должна быть настроена константа Дата_принятия_положения_КЭДО с заполненным значением текст (например 09.09.2022). По указанной дате система определяет сотрудников,у которых дата приема больше, чем дата из константы и по таким сотрудникам устанавливает дату перехода на КЭДО равную дате приема.

Если сотрудник отказался от работы в системе КЭДО то в поле "Дата отказа на КЭДО" указывается дата отказа.

Спецодежда

Если к системе подключён складской учёт и по должности сотруднику полагается выдача спецодежды, для него указываются размеры одежды, обуви, головного убора и др. на вкладке "Спецодежда". Данные о размере указываются при приеме на работу или при изменении размеров сотрудника. По размерам спецодежды подбирается спецодежда на складе.