Рассылки системы#
Описание#
В данной статье описаны типы рассылок, которые присутствуют в системе и способы их настройки. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис.
Включение оповещений через мессенджер Telegram и/или SMS - сервис#
Чтобы получать уведомления через Telegram или SMS, необходимо выбрать соответствующий способ получения в управлении пользователями при создании/редактировании пользователя (-ей).
Виды рассылок#
О поступлении документа на обработку#
Оповещения направляются пользователю при каждом поступлении документа на обработку. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек. Для получения оповещений через Telegram или SMS, необходимо указать способ получения, описанном выше.
Оповещение замещаемому сотруднику#
Оповещения направляются пользователям, у которых настроено замещение. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Данное оповещение в системе настроено автоматически, дополнительная настройка не требуется.
Зависшие документы на этапе инициирования#
Оповещения направляются инициатору документа, когда инициатор создал документ, но не запустил его дальше по маршруту. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо настроить задачу "Рассылка документов на этапе инициирования" в планировщике задач.
Приближается срок окончания обработки документов#
Оповещения направляются пользователю о необходимости обработки документов, по которым завершается срок обработки. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте необходимо:
- в настройках учетной политики предприятия настроить константы: Предупреждать об окончании норматива согласования за (дней) и Предупреждать об окончании норматива согласования за (часов). Константы могут работать как совместно, так и по отдельности. Дни и часы указываются рабочие.
- настроить задачу "Уведомления о приближающейся просрочке документов" в планировщике задач. Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек.
Для получения оповещений через SMS, необходимо:
- указать способ получения, описанном выше
- Настроить задачу "Уведомления о приближающейся просрочке документов через СМС" в планировщике задач
О просроченных документах#
Оповещения направляются в случае нарушения сроков по обработке документов, пользователю который нарушил сроки, а также пользователю который его замещает. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте необходимо:
- в настройках учетной политики предприятия настроить константы: СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_документов_дни и СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_документов_минуты. Константы могут работать как совместно, так и по отдельности. Дни и часы указываются рабочие.
- настроить задачу "Просроченные документы" в планировщике задач.
Чтобы получать уведомления через SMS, необходимо:
- Указать способ получения, описанном выше
- Настроить задачу "Уведомления о приближающейся просрочке документов через СМС" в планировщике задач
О просроченных тиражированных документах#
Оповещения направляются в случае нарушения сроков по обработке тиражированных документов пользователю, который нарушил сроки. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо:
- в настройках учетной политики предприятия настроить константы: СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_тиражированных_документов_часы и СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_тиражированных_документов_дни. Константы могут работать как совместно, так и по отдельности. Дни и часы указываются рабочие.
- настроить задачу "Просроченные документы" в планировщике задач.
О просроченных документах сотрудников руководителю#
Оповещения направляются руководителю сотрудников в случае нарушения ими сроков по обработке документов. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо настроить задачу "Рассылка просроченных документов руководителям" в планировщике задач.
Сводка по документам с просроченными действиями по маршруту/ознакомлению#
Оповещения направляются инициатору с информацией по документам, действия по которым просрочил любой из маршрута. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо:
- В настройках рассылки уведомлений включить опцию Со сводкой инициатору;
- Настроить задачу Рассылка сводки по просроченным документам их инициаторам в планировщике задач.
Заявка на регистрацию в Личном кабинете работника#
Оповещения направляются модератору системы при поступлении заявки на регистрацию через сайт саморегистрации. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений не требуется никаких дополнительных настроек.
Регистрация в системе кадрового электронного документооборота#
Оповещения направляются новому пользователю при регистрации его в системе. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется дополнительных настроек. Чтобы получать уведомления через SMS, необходимо указать способ получения, описанном выше.
Пользователя в системе можно зарегистрировать двумя способами:
- Ручной - через управление пользователями. При ручном создании пользователей дополнительная настройка не требуется.
- Автоматизированный - с помощью задачи "Создание новых пользователей" в планировщике задач. При автоматизированном создании пользователей, в настройках учетной политики предприятия необходимо настроить константу УпрП_уведомление_о_создание_УЗ для направления оповещения новому пользователю о регистрации в системе.
Напоминание о регистрации в системе#
Оповещения направляются пользователям, которые зарегистрированы в системе, но не прошли авторизацию. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо:
- настроить задачу "Напоминание о входе в систему неактивированным пользователям" в планировщике задач;
- в настройках учетной политики предприятия настроить константу УпрП_напоминание_о_созданной_УЗ.
Также данное оповещение направляется пользователям, которые дали согласие на кадровый электронный документооборот, но также не зарегистрировались в системе. Для получения оповещений необходимо:
- настроить задачу "Напоминание о входе в систему неактивированным пользователям" в планировщике задач, если она не была настроена ранее;
- в настройках учетной политики предприятия настроить константу ПереходНаКЭДО_НапоминаниеОбОригинале.
Напоминание о необходимости сдачи заявления на выпущенный ЭП в отдел кадров#
Оповещения направляются пользователям, у которых есть выпущенный, не отозванный сертификат электронной подписи, но отсутствует отметка об сдаче заявления на выпуск сертификата и расписки в получении. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо:
- настроить задачу "Напоминание о необходимости сдачи заявления на сертификат в отдел кадров" в планировщике задач;
Восстановление пароля#
Оповещения направляются пользователям при первичной авторизации в системе, а также при восстановлении пароля в системе. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется дополнительных настроек. Чтобы получать уведомления через SMS, необходимо указать способ получения, описанном выше.
О перевыпуске сертификата НЭП#
Оповещения направляются пользователям, у которых заканчивается срок действия сертификата ЭП и которым были автоматически перевыпущены новые сертификаты. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис. Для получения оповещений необходимо:
- настроить задачу "Выпуск новых сертификатов, когда истекают сроки" в планировщике задач;
- в настройках учетной политики предприятия настроить константу ЭЦП_количество_дней_за_сколько_отправтить_заявку_на_перевыпуск, где указывается значение количества дней по которому нужно проверять сертификаты. Если текущая дата меньше даты окончания действующего ЭП либо равна константе - то по каждому работнику автоматически формируется документ "Заявка на выпуск" с новым выпущенным сертификатом, с заявлением на выдачу сертификата, распиской в получении сертификата.
Уведомления по форме корректировки маршрутов#
Оповещения направляются пользователям, которые были скорректированы в форме согласования маршрутов. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек.
О поступлении в работу:
Внутрисистемные уведомления#
На проекте есть возможность настроить внутрисистемные уведомления для пользователей. Подробнее о настройке можно ознакомиться в статье "Настройка внутрисистемных уведомлений".
Примеры уведомлений:
