Протокол обучения

После завершения мероприятия обучения и прохождения итогового тестирования сотрудников, составляется финальный документ – протокол обучения. Протокол обучения — важный элемент всей процедуры обучения. Он юридически закрепляет и подтверждает, что сотрудники прошли обучение по специальной программе.

Для просмотра и создания протокола обучения необходимо открыть Меню-Управление обучением персонала-Фактическое обучение-Протокол обучения. Либо сформировать из заявки на обучение. У пользователя должна быть предоставлена роль StaffTraining_Admin.

Откроется реестр документа. В реестре можно увидеть информацию:

• «Номер документа»;
• «Дата документа»;
• «Программа обучения»;
• «Период обучения»
• «Сотрудники»;
• Создание (Дата,Автор);
• Последнее изменение (Дата, Автор);

Создание протокола

Для создания нового документа необходимо на панели инструментов нажать кнопку «Создать». Откроется форма документа, где необходимо заполнить поля:

• «Протокол номер/от» - указывается номер и дата документа;
• «Период обучения» - указывается период обучения;
• «Программа» - выбирается из списка программа по которой создается протокол;
• «Провайдер» - в поле отображаются контрагенты, которые являются провайдерами обучения. Указывается провайдер обучения, если это необходимо;
• «Место проведения» - указывается где будет проходить обучение;
• «Комиссия» - выбирается из списка аттестационная комиссия;
• «Статус» - при создании документа присваивается статус «Новый». После утверждения протокола необходимо перевести в статус «Подготовлен»;
• «Продолжительность часов» - указывается прохождения обучения в часах;
• «Формат» - указывается формат обучения;
• «Договор» -в поле отображаются договора с выбранным провайдером. Указывается договор согласно которому провайдер осуществлял обучение;
• «Филиал» - отображается перечень филиалов;
• «Дней» - указывается продолжительность обучения в днях;
• «Сумма без НДС» - указывается сумма обучения без НДС;
• «Сумма НДС» - указывается сумма НДС;
• «Ресурс» - указывается ресурс обучения;

Кнопка «Вложения» - предназначена для возможности прикреплять по сотруднику документы. Например, сертификаты, результаты прохождения теста и.т.д.;

Список успешно обучившихся

В табличной части указываются сотрудники, которые успешно прошли успешное обучение по выбранной в шапке программе.

• «Табельный номер» - автоматически подтягивается после заполнения поля «ФИО»;
• «ФИО» - отображаются сотрудники указанного в шапке филиала;
• «Подразделение» - автоматически подтягивается после заполнения поля «ФИО»;
• «Профессия» - автоматически подтягивается после заполнения поля «ФИО»;
• «Категория» - автоматически подтягивается после заполнения поля «ФИО»;

Список неуспешно прошедших обучение/неаттестованных/неявившихся

• «Вложения» - предназначен для возможности прикреплять по сотруднику документы;
• «Сотрудник»:
  • «Табельный номер» - автоматически подтягивается после заполнения поля «ФИО»;
  • «ФИО» - отображаются сотрудники указанного в шапке филиала;
  • «Обучение продлено» - галочка проставляется в случае переноса обучения у сотрудника;
  • «Комментарий» - текстовое поле. Предназначен для внесения комментария по сотруднику. Например, причину, почему сотрудник не прошел обучение;
  • «Подразделение» - автоматически подтягивается после заполнения поля «ФИО»;
  • «Профессия» - автоматически подтягивается после заполнения поля «ФИО»;
  • «Категория» - автоматически подтягивается после заполнения поля «ФИО»;

Выгрузка и загрузка шаблона протокола обучения

Для импорта протоколов обучения в систему в реестре протоколов нажмите "Операции" - "Сформировать шаблон для загрузки шаблонов"

Скачается файл в формате xlsx с названием "Шаблон для загрузки протоколов обучения".

Необходимо в данном файле заполнить все столбцы. Также необходимо обратить внимание то, чтобы данные по сотруднику и по программе обучения соответствовали заполненные в файле соответствовали тем наименованиям, которые указаны в соответствующих справочниках. В случае несоответствия приложение не сможет обработать в занести в программу загруженный протокол.

• Информацию по филиалу можно узнать из справочника контрагенты.
• Информацию по сотруднику из справочника сотрудники.
• Информацию по программе обучения из справочника программа обучения.
• Информацию по формату, ресурсу и т.д. из соответствующих справочников, которые находятся в Меню-Управление обучением персонала-Администрирование-Справочники.

Пример заполненного файла:

В реестре протоколов, нажмите кнопку "Операции", выберите "Загрузить протоколы" и загрузите заполненный ранее файл в формате xlsx. Система уведомит, что считано определенное количество строк с предложение продолжить вставку. Нажмите "Да". Появятся уведомления, что протоколы загружены. В реестр загрузиться протокол обучения.

Откройте данный протокол. Заполните все необходимые поля, которые не были заполнены ранее в файле. В примечание указывается что данный протокол был загружен из excel. При необходимости загрузите необходимые документы во вложения. Необходимо после внесения необходимых изменений сохранить протокол.

При нажатии на кнопку "Печать" скачается заполненный протокол обучения в формате word.

Все пройденные обучения хранятся в документе "Журнал фактического обучения".