Организационно-распорядительные документы (ОРД)#
Документ «ОРД» служит для автоматизации документооборота организационно-распорядительных документов (приказы, протоколы, распоряжения) в организации.
Процесс обработки организационно-распорядительных документов в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Подготовка к подписанию, Утверждение (подписание), Регистрация, Исполнение и Информирование (Ознакомление).
Этап | Описание |
---|---|
1 этап | Инициатор создает документ "ОРД". В нем заполняет все необходимые поля и отправляет по маршруту. |
2 этап | Рецензент (канцелярия) осуществляет первичную проверку корректности документа и отправляет далее по маршруту со статусом "Согласован" |
3 этап | Документ отправляется согласующим лицам на согласование |
4 этап | Подписание документа |
5 этап | Регистрация документа, при необходимости добавление лиц на ознакомление |
Система позволяет формировать поручения на исполнение приказа/распоряжения (или его пункта), для сотрудников, указанных в листе исполнения.
Система направляет уведомления для ознакомления с приказом/распоряжением, для сотрудников, указанных в листе ознакомления.
Система учитывает факт ознакомления с приказом/распоряжением при выполнении действия ознакомления пользователем документа. При этом для уведомляемых должна быть доступна функциональная возможность направить приказ/распоряжение на ознакомление другим пользователям СЭД (делегирование).
Сценарий работы с организационно-распорядительными документами можно посмотреть в видео или прочитать ниже:
Для создания документа "ОРД" в меню перейти "Документооборот -> Документы -> ОРД. Система предложит установить фильтр по типу документа (Протокол, приказ, распоряжение). Нужно выбрать тип документа и нажать "Установить выбранный фильтр"
Откроется реестр документов с выбранным типом документа.
Не выходя из реестра документов, по кнопке "Тип документа" на панели инструментов, можно переустановить фильтр по типу документа.
По кнопке "Создать" откроется форма документа "ОРД" с заполненными полями Составитель (недоступное для редактирования), Тип документа, Инициатор, Подразделение (при необходимости значение в поле можно изменить).
Реквизиты организационно-распорядительного документа:
"Составитель" - авторизованный пользователь, не может быть изменен.
"Документ - номер/от" - формируется системой автоматически при нажатии кнопки "Зарегистрировать". Принцип формирования регистрационного номера документа задается в настройках системы (см.Журнал регистрации и нумерация). Для пользователей, выполняющих роль Администратор созданы функциональные возможности ручного изменения регистрационных данных (см.Бизнес-роли). При этом, независимо от того, автоматически создан регистрационный номер или в ручном режиме, Система отслеживает и предотвращает ситуацию дублирования регистрационных номеров.
"Тип документа" - тип организационно-распорядительного документа, выбирается из справочника Подтипы документов. По умолчанию заполняется значением, которое выбрали при загрузке реестра. Права на заполнение справочника есть у Администратора системы.
"Проект" - проект, которому адресован документ. Заполняется значением из справочника проектов.
"Направление" - направление проекта. Заполняется значением из справочника направлений.
"Наименование" - наименование организационно-распорядительного документа, вводится вручную.
"Содержательная часть" - непосредственный текст документа.
"Зарегистрировать" - кнопка регистрации документа.
"Журнал регистрации" - при создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе Журналы регистрации)
С помощью кнопки "Вложения" можно вложить необходимые документы. Подробное описание см. Работа со вложениями.
Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" на панели инструментов документа.Как настроить шаблоны описано в разделе Настройка шаблонов маршрутов. Далее нажать на кнопку "Создать маршрут" и отправить документ по маршруту. Более подробно работа с маршрутами описана в разделе Как отредактировать маршрут?.
Можно создать поручение на основании ОРД. Для этого на панели инструментов нажать на кнопку "Операции" и выбрать "Создать поручение".
Для ознакомления с документов широкого списка лиц используют функцию Список рассылки на панели инструментов. Более подробно работа со списками рассылки описана в разделе Списки рассылки.
Возможные действия с документом: a) Согласовать b) Зарегистрировать c) Рецензировать d) Подписать e) Ознакомиться
Статусы документа: a) Согласован b) Зарегистрирован c) Рецензирован d) Подписан e) Ознакомлен
Чтобы распечатать лист согласования, нажать кнопку Лист согласования на панели инструментов. Сформируется документ в pdf-формате.