"Журнал регистрации"

Общее описание назначения документа

Документы реестра "Журналы регистрации" предназначены для настраивания автоматической нумерации создаваемых документов в системе при помощи задания шаблона. Шаблон номеров документов может зависеть от подразделений, типов документа и года от даты регистрации и имеет четко определенную структуру.

На каждый тип документа необходим свой журнал регистрации. При этом внутри одного типа можно создать разные типы нумерации для разных подтипов документа и/или подразделений.

Документ находится в основном меню в группе "Администрирование", подгруппе "Документооборот". Для доступа к документу нужны права администратора.

Реестр

Для входа в документ необходимо в меню в группе "Администрирование", подгруппе "Документооборот" выбрать пункт "Журналы регистрации". Для доступа к документу нужны права администратора.

Откроется реестр документов.

Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верхней панели инструментов

Документ

Заполненный документ "Журнал регистрации" может выглядеть следующим образом:

Обязательными полями для заполнения являются:

• Наименование – наименование журнала регистрации;

• Тип документа – ключевое слово, соответствующее типу документа.

То, какой индекс подразделения будет вставлен в шаблон, зависит от списка подразделений в таблице "Подразделения". Если в таблице "Подразделения" не добавлены подразделения, индекс подразделения будет одинаковым для всех подразделений.

Указанному типу документа соответствует поле "Индекс номенклатуры дела".

В поле "Своя организация" задается ограничение действия журнала регистрации по компаниям в системе. Если поле не заполнено, журнал будет использоваться для всех компаний холдинга.

Для формирования регистрационного номера в шаблоне могут быть использованы следующие ключевые слова:

• [ИндП] – индекс подразделения;
• [ИндНД] – индекс номенклатуры дела;
• [YYYY] – год от даты регистрации;
• [N] – порядковый номер;
• другие слова и символы-разделители останутся в номере неизменными;
• по умолчанию используется шаблон [ИндП]-[ИндНД]/[N];
• если в шаблоне не указано ключевое слово [N], порядковый номер будет добавляться справа от шаблона через косую черту;

Пример: при указании в документе индекса подразделения П02 и индекса номенклатуры 04 нумерация для данного журнала по умолчанию будет следующей: П02-04/1, П02-04/2 и т.д. Если значение какого-либо индекса не указано, при формировании номера это ключевое слово будет пропущено. Например, если не указывать индекс подразделения нумерация пойдет как 04/1, 04/2

Пример настраиваемого шаблона: ЛЕКС-[ИндП]-[YYYY]:[ИндНД]-[N]-ИСХ. При использовании индексов подразделения и номенклатуры из предыдущего примера нумерация за 2021 год будет следующей: ЛЕКС-П02-2021:04-1-ИСХ, ЛЕКС-П02-2021:04-2-ИСХ