Обмен данными с 1С

Вводная часть

Для обеспечения полноценной и комфортной работы системы кадрового документооборота необходима интеграция с популярными кадровыми системами. В системе электронного кадрового документооборота Lexema-ECM (далее по тексту ЭКДО) реализована интеграция с системой «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» (далее по тексту 1С:ЗУП). Основная задача интеграции – исключить дублирование информации в разных системах и предоставить максимальный сервис нашим пользователям.

Интеграционные потоки

В случае использования интеграции, наполнение основных справочников КЭДО осуществляется на основании данных 1С:ЗУП:

• Подразделения
• Сотрудники
• Должности
• Физические лица

Интегрированы потоки данных для следующих бизнес-процессов кадрового документооборота:

• Заявления сотрудников
• Оформление командировок сотрудников
• Подписание трудовых договоров, полученных из 1С:ЗУП
• Согласование графика отпусков
• Согласование табелей сотрудников.

Документ "Обмен данными с 1С"

Для перехода в документ в меню нужно выбрать пункт меню "Обмен данными с 1С".

Откроется форма документа:

Переключая верхние вкладки, можно выбрать какие данные будут загружены в Лексему.

На вкладке Справочники выгружаются подразделения, физические лица, должности из 1С:ЗУП. Для этого нужно выбрать вкладку и нажать кнопку "1. Выгрузить справочники из 1С". Система запросит подтверждение для выполнения загрузки:

После выгрузки данных необходимо выбрать данные для загрузки в Лексему. Если необходимо добавить все данные загруженные из 1С проставьте галочку в столбце выбора.

Если необходимо загрузить конкретные данные, тогда нужно отметить их галочкой в табличной части.

После выбора нажать кнопку "2. Загрузить данные в Лексему". Новые данные появятся в соответствующих справочниках Лексемы.

При проставленном признаке "Только новые позиции", в таблице отобразятся данные, которые не были ранее загружены.

На вкладке Сотрудники выгружается справочник сотрудников из 1С:ЗУП аналогично справочникам на вкладке "Справочники".

На вкладке Документы из СЭД происходит передача документов, созданных в Лексеме, в систему 1С:ЗУП.

1. Выгрузить документы из СЭД Лексемы. Система запросит подтверждения действия.

Заявления отобразятся в табличной части документа

2. Отметить заявление, которое необходимо передать в 1С:ЗУП

3. Нажать кнопку "Загрузить данные в 1С". Система запросит подтверждения действия.

После завершения загрузки документов система выдаст информационные сообщения. Если загрузка прошла успешно, то сообщения отмечаются зеленым знаком. Если имеются ошибки в данных, то красным. Во вкладке "Результат загрузки" в блоке "Выполнено" отображается успешная загрузка документа с указанием данных по документу и под каким номером документ отображается в 1С:ЗУП.

В 1С:ЗУП в реестре документов (в данном случае реестр отпусков) появится новый документ, переданный из СЭД Лексемы:

Помимо самого документа в 1С:ЗУП передаются и вложения. В 1С:ЗУП их можно увидеть в присоединенных файлах.

Документ, согласованный в СЭД Лексемы:

Дальнейшие действия в 1С:ЗУП для подписания приказа в электронном виде:

• Открыть документ и нажать на печать:

• Выбрать пункт "Сохранить":

• Сохранить как "Документ PDF/A"

• В присоединенных файлах появится новый документ (приказ на отпуск):

Далее в СЭД Лексемы нужно забрать этот документ. Для этого в документе "Обмен данными с 1С" на вкладке Документы для загрузки в СЭД нужно нажать кнопку "1. Выгрузить данные из 1С".

Система запросит подтверждения действия:

Отметить выгруженный документ и нажать кнопку "3. Загрузить данные в Лексему". Система запросит подтверждения действия.

После успешной загрузки система выдаст информационные сообщения. Если загрузка прошла успешно, то сообщения отмечаются зеленым знаком. Если имеются ошибки в данных, то красным. Во вкладке "Результат загрузки" в блоке "Выполнено" отображается успешная загрузка документа с указанием данных по документу и отображением под каким номером документ отображается в системе.

Загруженный из 1С:ЗУП приказ на отпуск в Лексеме отобразится в реестре документов "Документы на подписание".

Во вложениях к документу на подписание отобразится приказ на предоставление отпуска, созданный в 1 С:ЗУП:

В Лексеме документ на подписание проходит согласование по заданному маршруту. Согласованный документ на подписание передается обратно в 1С:ЗУП из документа "Обмен данными с 1С", вкладка Обработанные документы на подписание аналогично "документам из СЭД".

Описание типовых потоков обмена данными

Название документа для обмена	Сущность 1С	Документ-источник данных\Откуда берутся данные	Документ-принимающая сторона\Куда поступают данные
График отпусков	ГрафикОтпусков	1C:ЗУП/График отпусков	Lexema-ECM/График отпусков
Заявление на выплату единовременного пособия в связи с рождением ребенка	ЗаявлениеСотрудникаНаВыплатуПособия	Lexema-ECM/Заявление на выплату единовременного пособия в связи с рождением ребенка	1C:ЗУП/Реестры сведений для ФСС
Заявление на замену части дополнительного отпуска денежной компенсацией	Document_Отпуск	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление на замену части дополнительного отпуска денежной компенсацией	1C:ЗУП/Отпуск
Заявление на перевод	Document_КадровыйПеревод	Lexema-ECM/Заявление на перевод	1C:ЗУП/Кадровый перевод
Заявление на предоставление дополнительного отпуска	Document_Отпуск	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление на предоставлении дополнительного отпуска	1C:ЗУП/Отпуск
Заявление на предоставление дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами	Document_ПрогулНеявка	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление на предоставление дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами	1C:ЗУП/Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)
Заявление на предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска	Document_Отпуск	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление на предоставление ежегодного отпуска	1C:ЗУП/Отпуск
Заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы	Document_ОтпускБезСохраненияОплаты	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы	1C:ЗУП/Отпуск без сохранения оплаты
Заявление на предоставление отпуска по беременности и родам	Document_БольничныйЛист	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/Заявление на предоставление отпуска по беременности и родам	1C:ЗУП/Больничный лист
Заявление на предоставление отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет с начислением и выплатой ежемесячного пособия по уходу за ребенком до полутора лет	ОтпускПоУходуЗаРебенком	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление на предоставление отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет с начислением и выплатой ежемесячного пособия по уходу за ребенком до полутора лет	1C:ЗУП/Отпуска по уходу и возвраты из отпуска
Заявление на предоставление Справки 2-НДФЛ	Document_СправкаНДФЛ	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление на предоставление Справки 2-НДФЛ	1C:ЗУП/Справка 2 НДФЛ для сотрудников
Заявление на предоставление учебного отпуска	Document_Отпуск	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление на предоставление учебного отпуска	1C:ЗУП/Отпуск
Заявление о выплате материальной помощи	МатериальнаяПомощь	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление о выплате материальной помощи	1C:ЗУП/Материальная помощь
Заявление о выплате пособия на погребение	ЗаявлениеВФССОВозмещенииРасходовНаПогребение	Lexema-ECM/Заявление о выплате пособия на погребение	1C:ЗУП/Реестры сведений для ФСС
Заявление о досрочном прекращении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет	ВозвратИзОтпускаПоУходуЗаРебенком	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление о досрочном прекращении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет	1C:ЗУП/Отпуска по уходу и возвраты из отпуска
Заявление о переносе ежегодного основного оплачиваемого отпуска, запланированного по графику отпусков	Document_ПереносОтпуска	Lexema-ECM/Заявление о переносе ежегодного основного оплачиваемого отпуска, запланированного по графику отпусков	1C:ЗУП/Перенос отпуска
Заявление о переносе предоставленного ежегодного основного оплачиваемого отпуска в связи с пересечением с больничным листом	Document_ПереносОтпуска	Lexema-ECM/Заявление о переносе предоставленного ежегодного основного оплачиваемого отпуска	1C:ЗУП/Перенос отпуска
Заявление о предоставлении дополнительных дней отдыха в связи со сдачей крови	Document_ПрогулНеявка	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление о предоставлении дополнительных дней отдыха в связи со сдачей крови	1C:ЗУП/Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)
Заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением	Document_Отпуск	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/ Заявление на предоставление ежегодного отпуска	1C:ЗУП/Отпуск
Заявление о предоставлении стандартного налогового вычета на ребенка	Document_ЗаявлениеНаПредоставлениеСтандартныхВычетовПоНДФЛ	Lexema-ECM/Заявление о предоставлении стандартного налогового вычета на ребенка	1C:ЗУП/Заявление на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ
Заявление об изменении графика работы по инициативе работника	Document_ИзменениеГрафикаРаботыСписком	Lexema-ECM/Заявление об изменении графика работы по инициативе работника	1C:ЗУП/Изменение графика работы списком
Приказ на предоставление отпуска без сохранения заработной платы	Document_ОтпускБезСохраненияОплаты	1C:ЗУП/Отпуск без сохранения оплаты	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ на предоставление отпуска без сохранения заработной платы
Приказ о выплате материальной помощи	МатериальнаяПомощь	1C:ЗУП/Материальная помощь-присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Приказ о выплате материальной помощи
Приказ о выходе на работу до окончания отпуска по уходу за ребенком	ВозвратИзОтпускаПоУходуЗаРебенком	1C:ЗУП/Отпуска по уходу и возвраты из отпуска-присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ о прекращении отпуска по уходу за ребенком
Приказ о компенсации отпуска	Document_Отпуск	1C:ЗУП/Отпуск-присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ о компенсации отпуска
Приказ о направлении в командировку	Document_КомандировкиСотрудников	1C:ЗУП/Командировки-присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ на командировку
Приказ о переводе	Document_КадровыйПеревод	1C:ЗУП/Кадровый перевод	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ о переводе
Приказ о переводе	Document_КадровыйПеревод	1C:ЗУП/Кадровый перевод	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ о переводе
Приказ о переносе отпуска	Document_ПереносОтпуска	1C:ЗУП/Перенос отпуска	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ о переносе отпуска
Приказ о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска	Document_Отпуск	1C:ЗУП/Отпуск-присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ на отпуск
Приказ о предоставлении нерабочего времени с сохранением среднего заработка	Document_ПрогулНеявка	1C:ЗУП/Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)-присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ о неявке
Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам	Document_БольничныйЛист	1C:ЗУП/Больничный лист/Приказ о предоставлении отпуска-присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам
Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста с выплатой ежемесячного пособия по уходу за ребенком до полутора лет	ОтпускПоУходуЗаРебенком	1C:ЗУП/Отпуска по уходу и возвраты из отпуска-присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Приказ о предоставлении учебного отпуска	Document_Отпуск	1C:ЗУП/Отпуск-присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ на отпуск
Приказ о приеме на работу	ПриемНаРаботу	1C:ЗУП/ПриемНаРаботу/Приказ о приеме на работу - присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ о приеме
Приказ об изменении графика работы	Document_ИзменениеГрафикаРаботыСписком	1C:ЗУП/Изменение графика работы списком	Lexema-ECM/Документ на подписание/Приказ об изменении графика работы
Сведения об электронном листке нетрудоспособности	Document_БольничныйЛист	Lexema-ECM/Заявления от сотрудников/Сведения об электронном листке нетрудоспособности	1C:ЗУП/Больничный лист
Служебная записка о направлении работника в командировку	КомандировкиСотрудников	Lexema-ECM/Служебная записка о направлении работника в командировку	1C:ЗУП/Командировки
Справка 2-НДФЛ	Document_СправкаНДФЛ	1C:ЗУП/Справка 2 НДФЛ для сотрудников-присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Справка 2 НДФЛ
Табель учета рабочего времени	ТабельУчетаРабочегоВремени	1C:ЗУП/Табели-присоединенный файл печатной формы-присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Документ на подписание/Табель учета рабочего времени
Трудовой договор	ПриемНаРаботу	1C:ЗУП/Прием на работу/Трудовой договор - присоединенный файл печатной формы	Lexema-ECM/Документ на подписание/Трудовой договор

Вкладка "Документы из 1С для создания в Лексеме"

По кнопке «Выгрузить документы из 1С» – загружаются те документы, у которых в «Настройках параметров обмена с 1С» указан тип «Документ в Лексеме» и которых еще нет в таблице соответствий.

Система запросит подтверждение для выполнения загрузки. После выгрузки данных необходимо выбрать данные для загрузки в Лексему.

По кнопке «Загрузить Данные в Лексему» формируются документ в Lexema ECM, а также формируется запись в таблице соответствия. Загруженный документ из 1С:ЗУП в Лексеме отобразится в реестре графика отпусков.

Вкладка "Произвольные выборки из 1С"

Данная вкладка предназначена для загрузки сущностей, не относящих к справочникам и документам, в произвольном виде в физическую таблицу СЭД. Например, управленческую структуру.

Подробнее про настройку произвольных выборов можно ознакомиться в статье "Произвольные выборки из 1С".